За много лет работы в отделе кадров, в разных сферах бизнеса, мне приходится сталкиваться с тем, что собственник бизнеса или руководитель организации не очень хорошо понимает, осознает важность и функционал кадровика. Если менеджер по персоналу – это подбор профессиональных кадров, то кадровик – это юридическая гарантия работодателя и сотрудников. Результат выполнения кадровой работы «сотрудником-универсалом», совмещающим её с основной работой, к сожалению, не позитивен.
фото: Евгений Вершинин
Лира Кабирова
эксперт, сертифицированный аудитор по трудовому законодательству, преподаватель курсов повышения квалификации для кадровиков, руководитель комитета по кадрам Ассоциации бухгалтеров РБ
Хочу осветить важность ведения кадрового учёта, как для внутренней, так и для внешней безопасности бизнеса.
Итак, в нашем случае, внутренняя безопасность это:
- своевременное и профессиональное выполнение должностных обязанностей сотрудниками;
- отсутствие нарушений трудового распорядка;
- отсутствие текучки кадров и переманивания ценных сотрудников конкурентами;
- снижение и/или отсутствие травматизма и заболеваемости на рабочих местах с тяжёлыми и вредными условиями труда.
Внешней безопасностью можно считать:
- плановые проверки военкоматов, Государственной инспекции труда (ГИТ);
- внеплановые проверки ГИТ, прокуратуры, администраций городов и районов, на основании жалоб действующих или уволенных сотрудников, а также в следствии травматизма или гибели сотрудников на предприятии.
Если, всё-таки, по той или иной причине, возникла внеплановая проверка по кадровому направлению, она, как правило, обязательно цепляет за собой проверку бухгалтерской документации, в частности – по зарплатам и выплатам.
Многие видят только функционал менеджера по персоналу в подборе кадров, чёткого понимания работы кадровика нет. Кто-то думает: «Там делать особо нечего, пусть бухгалтерия делает эту работу, или юрист, офис-менеджер…»
«Сотрудники-универсалы», безусловно, могут делать что-то и как-то, не понимая и не вникая в суть, лишь бы им доплачивали. И ответственности они, как правило, за ошибки невыполнения и несоблюдения сроков, не несут. Не отслеживают ежедневно все изменения в законодательстве, что тоже очень важно при сегодняшней скорости меняющихся реалий.
Так что же на самом деле должен делать профессиональный кадровик? Основные пункты его обязанностей:
- Штатное расписание и штатная расстановка персонала.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные инструкции.
- Положение, оформление согласия по персональным данным.
- Положение о прохождении испытательного срока.
- Положение об оплате труда.
- Положение о премировании и материальном стимулировании.
- Положение об охране труда.
- Положение о командировках.
- Положение о структурных подразделениях.
- Положение о коммерческой тайне.
- Положение о прохождении испытательного срока.
- Медицинские комиссии.
- Журналы инструктажей по охране труда.
- Трудовые договора.
- Дополнительные соглашения к трудовому договору.
- Все заявления к любым изменениям.
- Приказы о приёме на работу.
- Договора материальной ответственности.
- Соглашения о неразглашении коммерческой тайны.
- Трудовые книжки (электронные и бумажные).
- Журнал учёта трудовых книжек.
- Личные дела, корректировка всех личных данных сотрудника.
- Личные карточки Т2.
- Кадровые переводы и совмещение должностей.
- Договора ГПХ, поручения.
- График отпусков, уведомления и приказы на ежегодные отпуска.
- Отпуска без сохранения, ученические, дополнительные.
- Переносы отпусков, отзыв из ежегодного отпуска.
- Работа в выходные и праздничные дни.
- Декретный отпуск по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком 1,5–3 лет.
- Графики работ, табель учёта рабочего времени.
- Дисциплинарные нарушения.
- Дистанционные работники.
- Трудоустройство и квотирование рабочих мест инвалидов.
- Спецоценка условий труда, вредность на предприятии.
- Участие в расследованиях несчастных случаев.
- Отстранение от работы.
- Больничные листы.
- Вахтовки, сезонные работники.
- Сокращение штата.
- Справки и копии документов по запросам работника.
- Процедуры прекращения трудового договора.
- Отчёты в ПФР, ЦЗН, соблюдение сроков.
- Миграционная служба.
- Воинский учёт, бронирование ГПЗ.
Какими же законодательными и нормативными актами регламентируется обязанность работодателя по ведению кадровой документации и правила её создания, оформления и хранения?
Прежде всего, Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений. Это тот минимум, о котором должен позаботиться кадровик: отчёты в проверяющие органы, взаимодействие с центрами занятости, воинский учёт сотрудников, – и это только верхняя часть айсберга.
Каждый из подпунктов работы, который сделан с ошибкой или несвоевременно, может повлечь за собой проверки и штрафы. А если была получена травма на производстве, до приостановки деятельности предприятия, – наступления уголовной ответственности руководителя.
Выступая перед представителями бизнес-сообщества нашей республики, столкнулась с тем, что люди, имеющие бизнес, руководящие людьми и производствами, не знают элементарных требований законодательства, не отслеживают изменений и нововведений. Не знают, насколько компетентны их сотрудники, поручают определённую работу аутсорсинговым компаниям и даже не контролируют их работу. Да, тонкости знать не нужно, но руку на пульсе необходимо держать постоянно. И после этого, искренне удивляются беспорядку, проверкам, и штрафам.
Так вот, коллеги, Трудовой кодекс РФ не предполагает варианта «на усмотрение работодателя», чётко написано: «работодатель должен», «обязан», «работодателю запрещается».
На сегодняшний день, к счастью, мы обладаем всей нужной информацией. Вы создали бизнес не просто так, а зарабатывать. И мне не понятно, почему имея все ресурсы для экономии заработанных вами же деньги, вы готовы легко отдавать деньги на штрафы, или приостанавливать работу своей организации со всеми вытекающими последствиями.
За что боролись, на то и напоролись… Вот именно так, хочется ответить тем руководителям, которые говорят: «У нас была плановая проверка, выписали штрафов с пятью нолями, можно как-то их отменить, или хотя бы сократить? С кого мне это теперь удержать?»
А ведь всё не просто так. Кто виноват? Вы, уважаемые руководители! Уверена, что тапочек в меня покидают много, но я скажу в чём ваш косяк:
- Вы берёте на работу людей без опыта, или с минимальным, лишь бы платить минимум за эту «ненужную» работу. Да, не все руководители такие, но большинство считают, что на дворе 21 век, и всё делается «золотой кнопкой». Спешу вас расстроить, такой кнопки нет! Кнопка не создаёт правильные документы, не отслеживает изменений законодательства и т. д.
- Хорошо, у вас опытный специалист, даже возможно эффективный, но когда он озвучивает, что нужно поступить так, а не иначе, какой вы ему задаёте вопрос? Правильно! Какой за это штраф? А, да ладно, проще заплатить!
- Бухгалтер или юрист. Они точно справятся со всеми бумажками отдела кадров! А вы у них спросили? У бухгалтера своей работы выше головы: вечные отчёты, налоги, зарплаты. Очень ему нужно кадровое дело. А юрист? Во-первых, далеко не все юристы специализируются на трудовом праве, и у них есть своя работа, согласно их должностной инструкции.
- Вы знали заранее, что к вам едет ревизор, а у вас на участке далеко не специалист! Нельзя было пригласить независимого аудитора, подстелить солому?
Таких замечательных примеров я могу написать много, но мораль той басни такова… Проверки, штрафы – это лишь верхушка айсберга! Нашли, выписали, теперь от вас не отстанут, и надолго. После выявленных нарушений законодательства и прав сотрудников, тем более, если есть вредное производство, следующие 3 года будете на карандаше у проверяющих. И ещё, заплатить – не означает забыть про допущенные ошибки. Придётся их исправлять, и в короткие сроки!
В соответствии со ст. 419 ТК РФ лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового делопроизводства, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Наибольшее количество правонарушений государственные инспекторы труда квалифицируют по ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно данной статье, за нарушение законодательства о труде и охране труда, пунктом 1 предусмотрена административная ответственность в виде наложения штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 МРОТ; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица – от 5 до 50 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц – от 300 до 500 МРОТ или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Очень много споров, неясностей, в самом важном документе – Трудовом договоре (ТД), который имеет определённые отличия от гражданско-правовых договоров, связанных с применением труда. Он бывает всего двух видов: срочный и бессрочный, и не бывает ТД гражданско-правового характера. Это важно знать и исполнять. Если же в ГПХ будут прослеживаться пункты трудового договора, его к нему и приравняют, и за это будут штрафы.
Решение этой проблемы очень простое. Если у вас штат сотрудников от 150 человек и нет кадровика – нанять! Если меньше 150 человек – отдать на аутсорсинг! Бухгалтерия на аутсорсинге уже никого не удивляет. Или же, если не хотите на аутсорсинг, то важно регулярно проводить аудит кадровых документов, приводить в соответствие.
С пожеланиями удачи и процветания вашему бизнесу!
