Согласно статье 169 Налогового кодекса Российской Федерации счёт-фактура может быть составлен и выставлен на бумаге и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приёма и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Для работающих с НДС компаний и предпринимателей особенно остро стоит вопрос использования электронного документооборота.
При этом можно выделить выгоды, которые поддаются количественной оценке (например, прямой экономический эффект, связанный с экономией рабочего времени, расходных материалов), так и неисчисляемые выгоды, которые определяют повышение общей результативности деятельности. В конечном счёте эти выгоды тоже приобретают финансовое выражение.
Среди преимуществ использования электронных счетов-фактур можно выделить такие как исключение риска потери документа, возможности удалённой и коллективной работы с одним документом и его оперативного поиска. Автоматизация обработки счетов-фактур минимизирует риск ошибок, которые могут стать причиной отказа в возврате или вычете НДС. За счёт обеспечения контроля за доступом к документообороту, разграничения прав на операции за счёт реализации различных уровней доступа и шифрования информации повышается общий уровень безопасности.
Для перехода на ЭДО и использование ЭСФ необходимо:
- получить сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи в удостоверяющем центре на лицо, которое будет участвовать в подписании ЭСФ;
- заключить договор с оператором и получить у него необходимое программное обеспечение для обмена ЭДО. Можно обслуживаться как у одного, так и у разных операторов ЭДО, но такие операторы должны иметь совместимые технические средства для передачи счетов-фактур. Список/перечень аккредитованных операторов ЭДО можно найти в разделе «Выбор оператора ЭДО» на официальном сайте ФНС России;
- сообщить контрагентам о переходе на ЭДО и своей готовности использовать ЭСФ. Подтвердить своё согласие на использование ЭСФ контрагент может в любой форме, например, направив письмо или включив компанию в список контрагентов в системе ЭДО.
В целях обеспечения комфортного перехода на ЭДО ФНС России опубликован ряд сервисов и информационных страниц, в том числе «Калькулятор для расчёта эффективности внедрения ЭДО в компании» и «Сценарии внедрения ЭДО».
Более подробную информацию можно найти на промостранице «Электронный документооборот» сайта ФНС России.
Источник материала:
