Алина Прокина
руководитель отдела клиентского сервиса Go Mobile
COVID-19 вынудил весь мир научиться решать все важные вопросы из дома. В том числе рабочие. Собрали для вас простые, но важные правила ведения коммуникации удалённо.
Правило №1. Выберите удобный всем канал коммуникации
Традиционно почта – основной инструмент деловой коммуникации. Однако мессенджеры и социальные сети становятся полноценными средствами для общения по рабочим вопросам. Чтобы избежать взаимных претензий, решите, какой канал коммуникации удобен вам и собеседнику, и перемещайтесь туда.
Правило №2. Пишите, а не звоните
Звонок или голосовое сообщение кажутся быстрыми способами решить рабочий вопрос, но могут отвлечь собеседника от большой задачи или личных дел. Поэтому в большинстве случаев стоит выбирать текст.
Бывают задачи, которые решить по телефону действительно проще и продуктивнее. Например, каскад вопросов, зависящих друг от друга. Если телефонный разговор необходим, предупредите о нём заранее и договоритесь об удобном времени.
Люди записывают голосовые сообщения, когда им лень формулировать текст. На самом деле содержание любого войс-месседжа легко уложить в несколько предложений. Если вы этого не сделали, это значит, что вы цените своё время гораздо выше, чем время собеседника. А это признак неуважения.
Отправлять голосовые сообщения уместно, только если это устоявшийся формат общения, который подходит вам и собеседнику.
Правило №3. Помните, что рабочий день конечен
Удалёнка размыла рамки между работой и отдыхом, но рабочие часы всё ещё существуют. Если вы заработались и хотите срочно уточнить какой-то момент, отложите его до завтра. А если руки сами тянутся к клавиатуре, то отправьте сообщение без звука или настройте отложенную отправку на утро следующего дня. Звонить не стоит, особенно вне рабочего времени.
Правило №4. Не игнорируйте собеседников
Старайтесь отвечать на любые запросы коллег в течение 15–30 минут. Даже если вы заняты прямо сейчас, обязательно сообщите, что увидели задачу, и обозначьте, когда сможете вернуться с ответом. Так вы избавите собеседника от неопределённости и чувства тревоги.
Правило №5. Правильно ставьте ТЗ
Иногда после получения ТЗ человек не отвечает некоторое время. Это нормально. Он может не отвечать, потому что пытается понять, что вы имели в виду. Или пишет гневное сообщение, стирает его и пишет заново. Чтобы не тратить ваше время и время исполнителя на уточнения, постарайтесь с первого раза (сообщения) сделать ТЗ максимально исчерпывающим.
Правило №6. Готовьтесь к онлайн-встречам заранее
У вас рабочая встреча по Zoom или Google Meet, а связь сбоит под аккомпанемент криков детей, бьющейся посуды и дрожащей камеры. Кто-то из коллег опаздывает. Или классика жанра: ваш кот тоже присоединился к звонку, сбил рабочий настрой, и команда дружно умиляется 5 минут.
Потеря времени в начале звонка грозит необсужденной аджендой, смещением встреч и как следствие – просроченными дедлайнами. Чтобы этого избежать, найдите заранее тихое помещение, попросите домашних не беспокоить вас и проверьте интернет. Будьте собраны, пунктуальны и внимательны. И составьте список вопросов для обсуждения, чтобы ничего не упустить.
Правило №7. Подводите итоги
После звонков и конференций часть информации о задачах может потеряться, поэтому важно составлять follow-up – краткий обзор тем, которые вы обсудили во время встречи. Так вы и ваши коллеги будете уверены, что поняли друг друга и правильно распределили обязанности по проекту. Дополнительный бонус такого формата работы: в случае сложностей вы всегда сможете обратиться к фоллоу-апу и разрешить конфликт.
Правило №8. Используйте асинхронную коммуникацию. Или хотя бы старайтесь
Вспомните работу из офиса. Вы полностью погружены в работу над важной задачей. Решение уже почти найдено, и тут коллега хлопает по вашему столу рукой и рассказывает шутку. Она может быть смешной, но вы выпали из процесса, задача снова кажется большой и сложной.
Если тот же коллега отправил вам мем в мессенджер, вы сможете открыть переписку, когда справитесь с задачей. Удовольствие от шутки будет то же, но вы избежите выпадания из процесса по вине коллеги.
Это классические примеры синхронной и асинхронной коммуникации. Первая требует внимание двоих людей здесь и сейчас, а вторая позволяет каждому более эффективно использовать ресурс времени и концентрации.
Уважение – главное слово для комфортной и эффективной коммуникации. Помните, в мире нет офисных злодеев, которые намеренно усложняют вам жизнь голосовыми сообщениями, небрежными письмами, опозданиями или поздними звонками. Чаще всего люди хотят выполнить задачу, а ещё чаще – много разных задач, и в этой агонии забывают беречь время и задачи коллег. В долгосрочной перспективе проигрывают все.
Думайте о других – так вы сделаете взаимодействие эффективным, сохраните отношения с коллегами и справитесь с любым проектом.
